A Prefeitura de Jaguariaíva, através da Secretaria de Administração e Recursos Humanos (SARH), fez investimentos para retomada da digitalização de documentos. A equipe agora conta com novos equipamentos e sistema atualizado para o trabalho. O objetivo é preservar e organizar toda a documentação que tramita nas secretarias, além de modernizar e agilizar o atendimento ao cidadão.
O secretário de Administração e Recursos Humanos, Josias Zacharow Pedroso, recorda que a organização do arquivo da prefeitura iniciou em 2010, quando na gestão do prefeito Otélio Renato Baroni, foi feita uma grande mobilização no sentido de recuperar documentos públicos e tornar mais eficiente a busca e catalogação por sistema eletrônico.
“Em função de alguns documentos que encontramos queimados na chaminé da ‘Cianê’ e muita desorganização da documentação na época, nós partimos para um trabalho de resgate, lançando mão de instrumentos tecnológicos para facilitar a busca e, assim, satisfazer o interesse de cada um que procurasse nosso departamento”, diz Zacharow.
Com o início da gestão da prefeita Alcione Lemos, sempre com olhos no futuro, e o retorno de Zacharow à Pasta, a digitalização da documentação da prefeitura foi priorizada, com a aquisição de dois novos scanners e um sistema atualizado, num investimento em torno de 18 mil, o que possibilitou economizar cerca de R$9 mil mensais e retomar o serviço, que nos últimos anos esteve terceirizado.
“Preservar e cuidar da segurança de toda a documentação que faz parte de uma administração é ago que deve ser levado muito a sério. E é isso que estamos fazendo, dando continuidade ao trabalho iniciado com o Baroni, de cuidarmos nós mesmos desta segurança documental”, diz a prefeita.
Outro destaque é para a rapidez na localização para solicitantes internos e cidadãos. “Antes da digitalização uma busca por documentos podia demorar até mais de 48 horas. Hoje, com a digitalização, entre o pedido, a busca e a resposta, a demora não é mais que 20 minutos”, observa a prefeita Alcione.
Segundo o Chefe de Divisão de Gestão de Expediente e Arquivo, Luciano Freitas, hoje o setor conta com quatro grandes arquivos físicos contendo cerca de 14 mil caixas. As digitalizações somam mais de 170 mil itens. O Arquivo Municipal fica no Condomínio Matarazzo e para solicitar uma cópia de documentação é necessário protocolar o pedido na prefeitura.
